Elektronische Kommunikation

Die Stadt Cloppenburg bietet die nachfolgend aufgeführten Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 des Niedersächsischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (NVwVfG) bzw. nach § 36a des Sozialgesetzbuches – Erstes Buch (SGB I). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Stadt Cloppenburg hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet:

1. Formfreie elektronische Kommunikation

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Formfreie Vorgänge oder Anfragen können per E-Mail an die auf dieser Internetseite veröffentlichten bzw. an die auf den Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung gesendet werden.

Die Stadt Cloppenburg nimmt aus technischen und organisatorischen Gründen derzeitig keine verschlüsselten oder (außerhalb des Programmes „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP)) signierten E-Mails entgegen. Bei der Nutzung der einfachen E-Mail ist die Sicherung der Vertraulichkeit von Informationen nicht gewährleistet. Sollen zur Sicherung der Vertraulichkeit Informationen elektronisch verschlüsselt und/oder signiert an die Stadt Cloppenburg gesendet werden, ist das unten dargestellte Programm EGVP zu verwenden.

Bitte halten Sie vor dem Versand ggf. Rücksprache mit Ihrem jeweiligen Ansprechpartner bei uns im Hause, ob Sie ihm andere als die zuvor genannten Dateiformate zukommen lassen können. Beachten Sie bitte bei Ihren Überlegungen, dass unsere Arbeitsplätze in aller Regel mit MS-Windows-PCs mit zugehörigem Standardofficepaket ausgestattet sind.

2. Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen Sie Ihr Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne von Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 199/93/EG (VO (EU) Nr. 910/2014) in Verbindung mit § 12 des Vertrauensdienstegesetzes (VDG) versehen. Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten.

Vorgänge dieser Art können an die Virtuelle Poststelle der Stadt Cloppenburg rechtsverbindlich und sicher elektronisch übermittelt werden.

Hierfür steht das Programm EGVP auf der EGVP-Website (siehe Link am Ende dieser Seite) zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Andere verschlüsselte oder signierte E-Mails nimmt die Kreisverwaltung aus technischen und organisatorischen Gründen nicht entgegen.

Für die Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur wird eine Signaturkarte sowie ein Kartenlesegerät benötigt. Auf der Signaturkarte muss sich die qualifizierte elektronische Signatur befinden. Diese und auch das Kartenlesegerät können bei verschiedenen Anbietern bestellt werden. Unterstützt werden vom EGVP alle in Deutschland gängigen qualifizierten Signaturkarten. Nicht unterstützt werden z.B. HBCI-Bank-Karten. Eine Auflistung der unterstützten Karten finden Sie ebenfalls auf der EGVP-Website (siehe Link am Ende dieser Seite).

Die Adresse der Stadt Cloppenburg als Behörde lautet:

DE.Justiz.102ea12c-559f-4e49-bd90-96069999c284.8dba

Die Stadt Cloppenburg hat den Zugang zur sicheren, vertraulichen und nachweisbaren elektronischen Kommunikation via De-Mail bislang nicht eröffnet.

3. Dateianhänge und -formate

Aus Sicherheitsgründen sollten E-Mails nur im Text-Format versendet werden. Dokumente, die als Anlage mit einer E-Mail an uns gesendet werden, sollten nur folgende Formate haben und die Größe von insgesamt 15 MB nicht überschreiten:

Dokumente:
*.docx
*.pdf
*.txt
*.xlsx

Bilder:
*.bmp
*.jpg
*.png
*.tif

Präsentationen:
*.ppsx

Gepackte Dateien:
*.zip

Nicht angenommen werden E-Mails mit Anhängen die u.a. folgende Endungen haben:
*.bat
*.cmd
*.com
*.doc
*.dll
*.hlp
*.inf
*.lnk
*.msi
*.pif
*.ppt
*.scr
*.vbs
*.xls
*.wsc
*.wsh

Bitte halten Sie vor dem Versand ggf. Rücksprache mit Ihrem jeweiligen Ansprechpartner bei uns im Hause, ob Sie ihm andere als die zuvor genannten Dateiformate zukommen lassen können.

Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP

Informationen zum Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP und Downloadmöglichkeit der entsprechenden Bürger-Client-Software finden Sie hier.